Software de gestión de marca frente a DAM: ¿qué impulsa una identidad digital más sólida?

Las empresas modernas a menudo se preguntan si necesitan un servicio dedicado software de gestión de marca (BMS) además de un gestión de activos digitales (PRESA) sistema. Ambas herramientas se ocupan del contenido y los activos de marca, y sus capacidades pueden superponerse, lo que genera confusión sobre sus funciones. En términos sencillos, BMS se centra en cómo se expresa su marca — proporcionando portales, plantillas y directrices para garantizar la coherencia, mientras que PRESA regula qué activos de marca se utilizan — sirve como fuente segura de verdad para imágenes, vídeos y otros medios aprobados. En última instancia, muchas organizaciones se dan cuenta de que necesitan ambas cosas: un DAM como base para la gobernanza de los activos y un BMS para facilitar la gestión de la marca contenido creación y activación. Esta guía ofrece una comparación entre BMS y DAM sin importar el proveedor, explica cuándo implementar cada uno (o ambos) y cómo se integran con PIM y CMS sistemas y cómo medir el ROI en cualquier caso.

¿Qué es el software de gestión de marca (BMS)?

Software de gestión de marca (BMS) centraliza los elementos de identidad de tu marca — directrices de marca, activos aprobados, plantillas y barandas — en una plataforma. Actúa como un portal de marca donde los equipos y socios internos pueden materiales de marca de autoservicio respetando las normas sobre logotipos, fuentes, tono de voz, colores y derechos de uso. Piensa en BMS como un centro centralizado para la formación de marca y la creación de contenido: proporciona guías de estilo interactivas, plantillas «inteligentes» (para publicaciones en redes sociales, presentaciones, hojas de ventas, etc.) y una personalización controlada para que incluso los equipos distribuidos puedan producir rápidamente materiales que se ajusten a la marca. En resumen, BMS tiene que ver con gobernanza y activación de la expresión de la marca — el lugar al que acudes para crear materiales de marketing que cumplan con las normas sin necesidad de un diseñador para cada pieza.

¿Qué es la gestión de activos digitales (DAM)?

UN Gestión de activos digitales (DAM) el sistema es el sistema de registro de sus activos multimedia enriquecidos: es almacena, organiza y distribuye imágenes, vídeos, audio, documentos y otros medios en un repositorio central. Un DAM proporciona un etiquetado y una taxonomía de metadatos sólidos, una gestión de derechos (por ejemplo, fechas de embargo, caducidad, restricciones territoriales), control de versiones, búsqueda avanzada, aprobaciones de flujos de trabajo y entrega de contenido (a menudo mediante CDN para mayor rapidez). Las plataformas DAM modernas basadas en la nube se escalan para gestionar millones de activos y se integran perfectamente con otros sistemas empresariales. En la práctica de consultoría de ACTIVO, solemos posicionar el DAM en el centro de la cadena de suministro de contenido — integrándolo con el PIM (gestión de la información del producto para los datos del producto), el CMS/Comercio electrónico plataformas (para entrega web) y herramientas creativas como Adobe CC. Ahí es donde un DAM acumula el mayor valor: sirve como una única fuente de información veraz para todos los activos aprobados y con derechos liquidados, con integraciones que garantizan que esos activos estén fácilmente disponibles dondequiera que se necesiten.

En resumen: BMS = rige la forma en que se expresa la marca (reglas, plantillas, diseño de autoservicio), mientras que DAM = rige lo que usa la marca (activos aprobados, con una gestión adecuada de los derechos y el ciclo de vida, entregados a escala).

Responsabilidades clave y casos de uso para cada uno

Tanto el BMS como el DAM cumplen distintos «trabajos por hacer» en sus operaciones de marketing y contenido. Estas son las tareas principales en las que cada uno sobresale:

Software de gestión de marca: trabajos clave:

• Educar sobre los estándares de marca: Contiene pautas de marca, reglas de estilo, ejemplos aprobados y «qué hacer y qué no hacer» para alinear a todos con la identidad y el tono de la marca.
• Habilite la creación de autoservicio: Proporciona plantillas inteligentes para necesidades comunes (publicaciones en redes sociales, páginas de una página, hojas de ventas, pósters de eventos, encabezados de correos electrónicos, etc.) para que los que no son diseñadores puedan producir rápidamente materiales con un aspecto profesional y acorde con la marca.
• Haga cumplir las barreras de la marca: Bloquea los elementos de diseño críticos para evitar el uso indebido de logotipos, colores, fuentes o imágenes. Garantiza que las plantillas tengan restricciones integradas para que los usuarios puedan localizar o personalizar el contenido dentro de los límites aprobados (sin colores ajenos a la marca ni logotipos distorsionados).
• Localización segura: Permite a los equipos regionales adaptar el texto y las imágenes a los mercados locales sin dejar de cumplir las directrices de la marca. Por ejemplo, una oficina local puede editar el texto de una plantilla, pero no puede infringir las reglas de estilo predefinidas ni intercambiar imágenes no aprobadas.
• Rastrea el uso del portal Brand: Proporciona análisis sobre quién usa el portal de la marca, qué activos o plantillas se utilizan más y dónde podría estar desglosada la orientación, lo que ayuda al equipo de la marca a identificar las necesidades de capacitación o actualizar los recursos.

Gestión de activos digitales: trabajos clave:

• Ingiera y organice a escala: Gestiona la carga e importación masivas de miles de activos, la deduplicación, el control de versiones y la aplicación de metadatos de forma coherente (a veces con la ayuda de la IA) para facilitar la administración de los activos.
• Haga que los activos sean localizables: Ofrece una búsqueda y un descubrimiento eficaces con filtros de metadatos, taxonomías, sinónimos de palabras clave, facetas e incluso tolerancia a los errores tipográficos, para que los usuarios puedan encontrar rápidamente el activo correcto en una biblioteca grande.
• Derechos de control y cumplimiento: Aplica las políticas de uso de los activos (fechas de embargo de los activos de la campaña, caducidad automática de las imágenes con licencia, restricciones territoriales, derechos de uso de modelos) para que el contenido caducado o no autorizado no pueda usarse accidentalmente.
• Habilite la colaboración y las aprobaciones: Facilita los flujos de trabajo creativos, como la revisión y la anotación, las comparaciones paralelas de versiones, los registros de auditoría de los cambios y aprobaciones y el acceso basado en funciones para garantizar que solo las personas adecuadas puedan aprobar o descargar archivos de alta resolución.
• Distribuya los activos de manera confiable: Transforma y entrega activos de forma dinámica a través de CDN o puntos finales de integración, lo que genera copias, códigos incrustados o enlaces de API aptos para la web. Un DAM garantiza que el contenido aprobado más reciente se entregue rápidamente a sitios web, plataformas de comercio electrónico u otros canales sin esfuerzo manual.
• Integre profundamente: Actúa como un centro que se conecta con PIM (para imágenes y datos de productos), con CMS y comercio electrónico (para incorporar contenido a páginas web o aplicaciones) y con otros sistemas empresariales (ERP, CRM, MDM) según sea necesario. Un DAM bien integrado implica menos silos de contenido y una canalización de contenido omnicanal más eficiente.

Dónde se superponen (y por qué causa confusión)

A primera vista, el software de gestión de marca y el DAM parecen similares en algunas áreas: ambos suelen ofrecer un portal web para explorar los recursos, una interfaz de búsqueda y vistas previas en miniatura de los archivos. De hecho, muchas plataformas de gestión de marcas incluyen un DAM ligero para almacenar los activos utilizados en sus plantillas y, por el contrario, muchos proveedores de DAM ahora ofrecen un «portal de marcas» o funciones básicas de creación de plantillas. La diferencia está en sus centro de gravedad:

• BMS se centra en los flujos de trabajo de activación de marca — es decir, guiar a los usuarios a través de las plantillas y hacer cumplir las normas de uso de la marca en la creación de contenido. Su valor radica en capacitar a los equipos para que puedan crear materiales fácilmente sin perder de vista la marca.
• DAM se centra en la gestión del ciclo de vida y la distribución de los activos. — es decir, gestionar los metadatos, los derechos, el almacenamiento y la entrega de los archivos reales a escala.

En la práctica, las grandes organizaciones suelen beneficiarse de usando ambos, siempre que el propósito de cada sistema esté claramente definido y estén bien integrados. La confusión solo surge cuando los límites se difuminan, por ejemplo, si se espera erróneamente que una herramienta de gestión de marca servirá como repositorio de archivos, o si se intenta utilizar un DAM solo para crear plantillas complejas. Las definiciones claras y la integración son fundamentales para evitar conflictos territoriales entre ambos.

Cómo encajan BMS y DAM en su arquitectura de contenido

En una arquitectura de contenido empresarial moderna, estos sistemas deben complementarse entre sí junto con PIM y CMS:

• PIM (gestión de la información del producto) — La fuente de la verdad para datos del producto (atributos, variantes, información reglamentaria, detalles de localización).
• DAM (gestión de activos digitales) — La fuente de la verdad para medios enriquecidos (imágenes, vídeos, documentos), incluidos los metadatos y los derechos, además del motor para la entrega de activos.
• BMS (software de gestión de marca) — El capa de gobierno y habilitación de la marca (portal de marca, creación de plantillas, aplicación de directrices de marca).
• CMS/Plataforma de comercio electrónico — Compone la orientación al cliente experiencias (sitios web, escaparates digitales, aplicaciones móviles) y ofrece contenido a los usuarios finales.
• Publicación de bases de datos — Une estos sistemas para automatizar los flujos de trabajo de impresión (por ejemplo, generar catálogos, listas de precios o folletos listos para imprimir directamente a partir de datos de PIM y activos de DAM).

El enfoque de consultoría independiente de Activo hace hincapié en red troncal omnicanal donde cada sistema desempeña su papel sin prejuicios hacia los proveedores. El PIM se ocupa de la «verdad» del producto, el DAM se ocupa de la «verdad» de los medios de comunicación, el BMS rige la expresión de la marca y el CMS o plataforma de comercio electrónico la presenta a la audiencia. Con las integraciones implementadas (incluida la vinculación de InDesign/Print mediante la publicación en bases de datos), se garantiza la coherencia y la eficiencia en todos los canales.

Comparación entre el software de gestión de marca y el DAM

Para aclarar sus diferencias, he aquí una comparación en paralelo de las capacidades y características clave:

Enfoque principal:
BMS se centra en la activación de la marca, lo que permite la creación de contenido basado en plantillas y la aplicación de los estándares visuales de la marca.
DAM se centra en el ciclo de vida y la distribución de los activos: gestiona los archivos multimedia con control de gobierno, metadatos y derechos.

Sistema de registro:
El BMS no es un sistema de archivo a largo plazo; hace referencia a los activos almacenados en otros lugares (a menudo en un DAM).
El DAM sirve como sistema de registro para los medios enriquecidos y los activos aprobados.

Plantillas y diseño:
BMS ofrece plantillas sólidas para que los usuarios creen materiales de marca con elementos editables y bloqueados.
DAM puede proporcionar funciones básicas de creación de plantillas, pero no es su punto fuerte.

Cumplimiento de derechos:
BMS garantiza que se sigan las directrices de la marca, pero depende de sistemas externos (como un DAM) para hacer cumplir los derechos de uso.
DAM administra los derechos de los activos directamente, incluidas las fechas de licencia, los términos de uso, los embargos y los vencimientos.

Metadatos y taxonomía:
BMS suele utilizar metadatos ligeros para organizar los activos de su portal.
DAM admite amplios esquemas de metadatos y vocabularios controlados para la administración de activos a gran escala.

Búsqueda y descubrimiento:
BMS proporciona una búsqueda básica dentro de las plantillas y los activos de la marca.
DAM ofrece una búsqueda avanzada con filtros, facetas, búsquedas guardadas y tolerancia a los errores tipográficos en millones de activos.

Flujo de trabajo y aprobaciones:
BMS permite los flujos de trabajo de aprobación de plantillas y la gobernanza de la publicación.
DAM gestiona los flujos de trabajo creativos, incluidas las aprobaciones de carga, las anotaciones, el control de versiones y los registros de auditoría.

Entrega y distribución:
BMS genera entregables estáticos (archivos PDF, imágenes) para descargarlos o usarlos en otros sistemas.
DAM impulsa la entrega dinámica, con copias instantáneas, compatibilidad con CDN, enlaces integrados y distribución basada en API.

Integraciones:
BMS se integra en sentido ascendente con DAM para extraer activos y en sentido descendente con CMS o PIM para la publicación de contenido.
DAM es el centro de integración: se conecta con PIM, CMS, herramientas creativas y otros sistemas empresariales.

Soporte de localización:
BMS permite a los usuarios adaptar plantillas para diferentes idiomas o mercados dentro de las reglas de marca preestablecidas.
DAM administra versiones de activos independientes para regiones e idiomas y admite los flujos de trabajo de localización con metadatos.

Análisis:
BMS rastrea el uso de las plantillas y el acceso al portal para medir la habilitación de la marca.
DAM proporciona análisis del uso de los activos: descargas, reutilización, comportamiento de búsqueda y métricas de rendimiento.

Propietario típico:
El BMS suele ser propiedad de los equipos de marca o marketing para garantizar la coherencia de la marca y potenciar a los equipos distribuidos.
Por lo general, el DAM se rige por las operaciones de marketing, los servicios creativos o la TI, con una supervisión más amplia de todos los equipos.

Marco de decisión: cuándo liderar con BMS frente a DAM (o ambos)

Decidir qué sistema priorizar depende de los puntos débiles de su organización. Usa esta guía:

• Lidera con un software de gestión de marca si:
  Tu mayor dolor de cabeza es la incoherencia en la expresión de la marca en todas las regiones y socios. Tal vez los equipos locales producen materiales que no son de marca, y es necesario controlar esa tendencia con plantillas y directrices. Además, decídete primero por el BMS si los equipos de campo están creando una gran cantidad de contenido ad hoc y quieres ofrecer plantillas personalizadas y de autoservicio para ahorrar tiempo al diseñador. Otra señal: ya dispones de un DAM decente para el almacenamiento de activos, pero te falta el gobierno de marca y creación rápida de contenido capa: ahí es cuando tiene sentido agregar BMS.
• Lidere con un DAM si:
  Su desafío gira en torno a la capacidad de búsqueda de activos, la administración de derechos y la entrega confiable de miles (o millones) de archivos. Si las operaciones creativas se ven afectadas por un caos de versiones, los activos están dispersos en silos o una distribución manual lenta, un DAM sólido generará beneficios inmediatos. También priorice el DAM si es necesario unifique el contenido del producto con los medios — por ejemplo, vincular un PIM a contenido multimedia enriquecido para páginas de comercio electrónico, o si necesita impulsar un sitio web o un CMS con mucho contenido. En resumen, si administrar e implementar activos es más importante que crear diseños basados en la marca, comience con DAM.
• Considere la posibilidad de implementar ambas (en fases) si:
  En última instancia, necesitas tanto una sólida gobernanza de activos como capacidades de autoservicio de marca. En muchas grandes empresas, la respuesta no es BMS o DAM, sino BMS y DAM. En estos casos, puede implementar primero un DAM moderno (para solucionar el caos de los activos y establecer una fuente única de información fiable) y, después, añadir un BMS para activar la marca, o viceversa, según qué problema sea más urgente. La clave es la secuenciación y la integración. Activo a menudo ayuda a los clientes escalone estas implementaciones para garantizar que cada sistema se adopte correctamente y ofrezca un ROI. Por ejemplo, implementar el DAM y fomentar su adopción (para que la gente lo utilice como centro de activos) y, después, introducir un BMS que se base en ese DAM, garantizando que los usuarios no pasen por alto el DAM a la hora de crear nuevos materiales.

Patrones de integración que realmente funcionan

Si implementa tanto BMS como DAM, su valor se multiplica cuando los integra (y sus otros sistemas) de forma estrecha. Aquí están patrones de integración comprobados apuntar a:

1. PRESA BMS ↔: El sistema de gestión de la marca debe hacer referencia a los activos almacenados en el DAM como fuente canónica. En la práctica, esto significa que cuando los usuarios eligen imágenes en una plantilla, están buscando los recursos aprobados por el DAM (a menudo a través de un conector o una API). El DAM debe hacer cumplir los derechos (por ejemplo, si la licencia de un activo caduca, aparece marcado como no disponible) y el BMS debe respetarlos, por ejemplo, impedir que las imágenes caducadas o que no sean de marca se utilicen en las plantillas. Con webhooks o API, configúralo de forma que, si un activo se elimina o caduca en el DAM, desaparece automáticamente de las plantillas de BMS o bibliotecas. Esto garantiza que las plantillas de marca nunca admitan activos que no cumplan con las normas.
2. PIM ↔ DAM (para el contenido del producto): Conecta tu sistema de información de productos con el DAM mediante identificadores de producto o SKU compartidos. De esta forma, los activos de los productos del DAM (imágenes, vídeos, hojas de especificaciones) se pueden vincular a los datos de producto relevantes del PIM. El PIM puede alimentar los atributos de texto (descripciones, especificaciones), mientras que el DAM alimenta los elementos visuales. Esta integración es esencial para que el contenido de los productos sea uniforme y esté listo para todos los canales: garantiza que todos los canales (sitios web, mercados, catálogos impresos) se basen en «una verdad» tanto en lo que respecta a los datos como a las imágenes. Es la piedra angular del éxito del comercio minorista omnicanal, y una parte importante del valor de PIM/DAM.
3. CMS/Comercio electrónico DAM ↔: Integre su DAM con su plataforma de comercio electrónico o administración de contenido web para que el CMS no almacene por sí mismo archivos multimedia pesados, sino que los extraiga del DAM a pedido. El DAM ofrece imágenes/vídeos optimizados a través de una CDN, y el CMS simplemente hace referencia a ellos (o utiliza las API del DAM para buscarlos). Esto mantiene el CMS optimizado y garantiza que las actualizaciones del DAM (por ejemplo, una imagen se sustituye o un cambio de derechos) se propaguen automáticamente a sus sitios web o aplicaciones. No coloques contenido canónico en la base de datos del CMS: la información del producto permanece en el PIM y los medios en el DAM. La función del CMS consiste en reunir páginas y presentar el contenido, no en ser la fuente exacta de ese contenido (esta es, en esencia, la diferencia entre PIM y CMS). Al permitir que DAM/PIM suministren contenido al CMS mediante integraciones, se evita la duplicación del contenido y el almacenamiento de datos obsoletos.
4. Publicación de bases de datos para impresión: A pesar del enfoque digital, muchos sectores siguen confiando en los catálogos impresos, las listas de precios, los folletos, etc. La integración de su PIM y DAM con una solución de publicación de bases de datos (o la automatización de InDesign) le permite generar automáticamente estos documentos directamente a partir de sus datos y activos gobernados. Por ejemplo, un proceso nocturno podría incluir los datos y las imágenes de los productos en una plantilla de InDesign para generar un PDF con la lista de precios actualizada. Esto garantiza que sus materiales impresos sean coherentes con su contenido digital (la misma «verdad» de PIM/DAM) y ahorra mucho tiempo en comparación con la autoedición manual. Básicamente, trate la impresión como otro canal de salida de su PIM+DAM, no como un silo independiente.

Una PoC con guion: deje que ambas herramientas demuestren su valor

Al evaluar las soluciones de BMS y DAM, considere la posibilidad de ejecutar un prueba de concepto con guion (PoC) eso obliga a cada herramienta (y a la combinación) a demostrar sus capacidades en escenarios del mundo real. No se conforme con demostraciones genéricas de proveedores: utilice sus propios casos de uso. Por ejemplo, puedes probar:

1. Portal y directrices de marca (enfoque BMS): Publica una sección de las directrices de tu marca en el BMS (ejemplos sobre el uso del logotipo, la paleta de colores y el tono de voz). Configura barreras en la herramienta para los elementos de la marca (por ejemplo, bloquea tu logotipo y colores principales para que no puedan modificarse en las plantillas). Luego proporciona, por ejemplo, 6 plantillas inteligentes: p. ej., una publicación en redes sociales, un folleto de producto de una página, un póster de un evento, un encabezado de correo electrónico, un diseño de comunicado de prensa y una portada. Pídale a un usuario que no sea diseñador que realice el proceso de crear un contenido con estas plantillas; por ejemplo, un vendedor local intenta crear un folleto o un gráfico para redes sociales. El objetivo: asegurarse de que puedan producir rápidamente un material que tenga un aspecto profesional y acorde con la marca, y que el BMS evite cualquier movimiento ajeno a la marca (fuente o colores incorrectos) y, al mismo tiempo, permita las modificaciones necesarias (por ejemplo, en el idioma local o la inserción de información del producto).
2. Gestión y entrega de activos (enfoque DAM): Ingiera un lote grande (p. ej. 2.000 activos) de archivos mixtos en el DAM. Pon a prueba su capacidad para deduplicar archivos, aplicar metadatos de forma masiva (por ejemplo, mediante plantillas o etiquetas de IA) y organizarlos de manera eficiente. A continuación, demostrar búsqueda: ¿pueden los usuarios encontrar activos específicos mediante palabras clave, filtros o facetas? ¿Maneja cosas como sinónimos o errores tipográficos comunes? Además, demuéstralo aplicación de derechos: marque algunos activos con una fecha de caducidad o restricción territorial y, a continuación, intente acceder a ellos una vez caducados o desde un contexto restringido; el DAM debe bloquear o advertir adecuadamente. Compruebe envío: utilice la CDN o el mecanismo de entrega del DAM para incrustar una imagen en una página web de prueba y, a continuación, haga caducar esa imagen y compruebe que el enlace de la CDN deja de funcionar (lo que indica la invalidación de la caché y el control de derechos adecuados). Además, sigue un pequeño flujo de trabajo: por ejemplo, sube una imagen nueva, pide a un colega que la revise y apruebe en el DAM y, a continuación, publícala en tu CMS o en un sitio web simulado. Intenta ver mejoras en el tiempo de comercialización y cómo el DAM gestiona el ciclo de vida de principio a fin.
3. Apretón de manos BMS ↔ DAM: Pruebe un caso de uso en el que los dos sistemas interactúen. Por ejemplo, en su BMS, cree una plantilla que extraiga una imagen del DAM (utilizando cualquier integración que proporcione el proveedor). Entonces caducar o retirar esa imagen del DAM y asegúrese de que, en la plantilla de BMS, esa imagen desaparezca o aparezca como no disponible de inmediato, lo que confirma que la integración evita correctamente el uso de un activo desactualizado. A continuación, sustituya el activo caducado por uno válido en el DAM y compruebe con qué rapidez la plantilla de BMS puede reflejar ese cambio (idealmente con un mínimo de pasos manuales). Esto demuestra la eficacia de la integración a la hora de mantener el cumplimiento automáticamente.
4. Contenido del producto basado en PIM (combinación BMS+DAM): Si es posible, simule un escenario en el que se genere una hoja de ventas o una página de catálogo de un producto. Por ejemplo, vincula algunos SKU de muestra de tu PIM a las imágenes de producto correspondientes del DAM (utilizando los identificadores de los productos). En el BMS, configura una plantilla para la hoja de datos de un producto que contenga marcadores de posición para el nombre, las especificaciones y las imágenes del producto. Usa los datos del PIM para rellenar los campos de texto y el DAM para proporcionar las imágenes. A continuación, genere esa hoja de datos y localícela, por ejemplo, en 4 idiomas mediante las funciones de localización del BMS. Esto pone a prueba la eficacia del trío formado por PIM, DAM y BMS para automatizar la creación de contenido para diferentes mercados. Comprueba eso barandas por ejemplo, se pueden aplicar descargos de responsabilidad legales específicos de la región o unidades (por ejemplo, métricas o imperiales).
5. Automatización de impresión (publicación de bases de datos): Si la impresión de catálogos o listas de precios es importante para su empresa, incluya un paso para exportar un documento de varias páginas. Por ejemplo, con cualquier integración o complemento disponible, intenta exportar un PDF con una lista de precios de 16 páginas que extraiga la información del producto del PIM y las imágenes del DAM a un diseño prediseñado. Mide cuánto tiempo lleva este proceso con la automatización en comparación con el proceso manual que tu equipo podría estar realizando en la actualidad. Esto destacará los posibles ahorros de tiempo.

Para cada paso de esta PoC programada, defina criterios de aceptación claros (por ejemplo, «El usuario creó un folleto compatible en menos de 15 minutos» o «El activo caducado se bloqueó 1 hora después de su caducidad») y puntúa a los vendedores en una escala (digamos del 1 al 5). Guarde pruebas, como capturas de pantalla, archivos exportados o registros; esto ayuda a comparar objetivamente las soluciones. El objetivo es ver qué conjunto de herramientas satisface realmente sus necesidades diarias, en lugar de confiar en las demostraciones de ventas.

Modelo operativo: el lado humano de una identidad de marca sólida

Las herramientas por sí solas no garantizan el éxito: necesitas las adecuadas personas y procesos alrededor de ellos. Un ecosistema combinado de BMS+DAM requiere especialmente una gobernanza para garantizar la adopción y el valor a largo plazo. Considere la posibilidad de establecer:

• Un consejo de gobierno interfuncional: Incluya a las partes interesadas de la marca y el marketing, las operaciones creativas, el equipo de administración de DAM, la TI, el área legal y de cumplimiento, y representantes de los equipos regionales. Este grupo establecerá políticas y resolverá conflictos (por ejemplo, decidirá los estándares de metadatos o cómo gestionar las solicitudes de nuevas plantillas). Las funciones clave pueden incluir:
  • Gerente de marca/administrador de BMS: es propietario del contenido del portal de marcas: administra las actualizaciones de las pautas, crea y aprueba plantillas y supervisa la adopción del BMS.
  • DAM Manager: es el propietario del repositorio de activos: define el esquema de metadatos, la taxonomía y los permisos de usuario y supervisa la administración de derechos y el ciclo de vida de los activos.
  • Gestor de datos de productos (PIM Manager): garantiza que los atributos del producto y los datos fluyan correctamente hacia DAM o BMS cuando sea necesario, manteniendo la coherencia en todos los sistemas.
  • Campeones del cambio: usuarios avanzados o representantes regionales que abogan por las herramientas en sus equipos, recopilan comentarios y ayudan a capacitar a sus colegas. Son fundamentales para impulsar la adopción en cada departamento o ubicación.
• Procesos de gobierno definidos: Documente y aplique procesos como:
  • Gobernanza de metadatos: ¿Qué campos son obligatorios? ¿Cuáles son los estándares para las etiquetas y las palabras clave? ¿Quién aprueba los nuevos términos de taxonomía? Esto mantiene alta la calidad de búsqueda del DAM.
  • Gobernanza de plantillas: ¿qué partes de una plantilla son fijas o editables? ¿Con qué frecuencia se revisan o actualizan las plantillas? Quizás el equipo de marca deba aprobar cualquier plantilla nueva para toda la empresa antes de publicarla en el BMS.
  • Gobernanza de derechos: asegúrese de que las versiones de los modelos, los vencimientos de licencias y las restricciones de uso administradas en el DAM sean respetado en el BMS. Por ejemplo, si una determinada imagen solo tiene licencia para su uso en Norteamérica, su BMS no debería permitir que una plantilla global la utilice para una pieza del mercado de APAC. La coordinación entre los equipos de DAM y de marca es clave en este sentido.
  • Plan de adopción: trate la adopción por parte de los usuarios como un flujo de trabajo fundamental. Esto incluye sesiones de capacitación (tanto iniciales como continuas), la creación de guías prácticas sencillas o tutoriales en vídeo para los nuevos sistemas, tal vez un programa de certificación o un horario de oficina habitual para resolver cualquier duda. Activo hace hincapié en «la adopción es lo primero» porque incluso el mejor sistema ofrece valor solo si las personas lo usan correctamente. El objetivo es evitar que su nuevo y reluciente BMS o DAM se convierta en un «archivado». Establece objetivos como «el 80% del equipo de marketing inicia sesión en el DAM al menos una vez por semana» o «Se utilizan X número de plantillas cada trimestre» y haz un seguimiento de ellos.

Con estas funciones y procesos establecidos, está abordando los factores humanos que determinan el éxito de sus iniciativas de gestión de marca y DAM. Una identidad de marca sólida, desarrollada a gran escala, es realmente un deporte de equipo: la tecnología proporciona el terreno, pero las personas y el gobierno marcan las reglas y enseñan a todos a ganar.

Modelo de ROI: Muéstrame el dinero

Para justificar la inversión en un BMS, un DAM o ambos, cree un modelo de ROI claro vinculado a los resultados empresariales. Comience por establecer puntos de referencia (cómo funcionan las cosas en la actualidad) y, a continuación, concéntrese en las mejoras después de 6, 12 o 18 meses de uso de las nuevas herramientas. Estas son algunas áreas y métricas que debes considerar medir:

• Consistencia y cumplimiento de la marca: Antes: ¿Cuántas piezas fuera de marca se crean por trimestre o con qué frecuencia encuentras logotipos o colores incorrectos en el mercado? Después: Haz un seguimiento de la reducción de estos incidentes (por ejemplo, «las infracciones de las directrices de marca se redujeron un 50% tras implementar el BMS»). Mida también aspectos como el tiempo que dedica el equipo central de la marca a corregir o revisar el contenido local; un buen BMS debería reducir ese tiempo al habilitar plantillas que cumplan con las normas integradas.
• Derechos y cumplimiento normativo: Si se enfrenta a riesgos relacionados con el uso indebido de contenido autorizado o de material reglamentario desactualizado (por ejemplo, imágenes de productos antiguas con etiquetas incorrectas en el sector farmacéutico), mida los incidentes antes y después del DAM. Un objetivo podría ser «reducir el uso de activos no autorizados o caducados en un 80% tras la implementación del DAM», lo que se traduciría en evitar costes legales o daños a la marca.
• Tiempo de comercialización: Identifica un proceso clave, como lanzar una campaña de marketing o actualizar un sitio de comercio electrónico con nuevos productos. Mida el tiempo de ciclo desde la creación de contenido hasta la publicación. Con las plantillas de BMS y un DAM centralizado, podrías aspirar a lanzar tus campañas, por ejemplo, un 30% más rápido al mercado (por ejemplo, si antes tardábamos 10 días en tener listas todas las imágenes y materiales, quizás ahora tardemos 7). Un contenido más rápido significa un reconocimiento de ingresos más rápido o un marketing más ágil.
• Mejoras en la búsqueda y la productividad: Calcule cuánto tiempo dedica el personal actualmente a buscar activos o recrear cosas desde cero. Por ejemplo: si un usuario medio dedica 5 minutos a buscar un activo y hace 10 búsquedas al día, eso equivale a unos 50 minutos al día. Si un DAM con buenos metadatos puede reducir esa cifra a 1 minuto por búsqueda (con resultados más precisos), eso supone un ahorro de unos 40 minutos por usuario y día. Multiplique por el número de usuarios para mostrar las horas ahorradas al mes. Esas ganancias de eficiencia pueden cuantificarse como ahorros de costos o reasignarse a trabajos de mayor valor.
• Reutilización frente a recreación: Un DAM a menudo permite reutilizar los activos existentes en lugar de duplicar los esfuerzos. Realice un seguimiento del porcentaje de activos que se reutilizan en varios contextos. Si antes cada región tomaba sus propias fotografías para productos similares, pero ahora todas las sacan de una biblioteca DAM global, podrías cuantificar los ahorros en fotografía o en el presupuesto de diseño. Por ejemplo, «la reutilización de los activos mejoró un 25%, lo que permitió ahorrar aproximadamente X dólares en costes de creación de contenido».
• Coste de localización: Si creas materiales para diferentes idiomas o regiones, mide el costo (o el tiempo) por localización antes (probablemente más alto debido a un trabajo de diseño único y a la búsqueda de contenido) y después (las plantillas y el contenido centralizado deberían reducirlo). Tal vez te propongas algo como: «El coste por lanzamiento en el mercado local se ha reducido en un 40% gracias a la localización basada en plantillas y al contenido estructurado de PIM/DAM».
• Reducción del riesgo: Esto es más difícil de cuantificar, pero es extremadamente importante en algunas industrias. Las métricas pueden incluir el «número de reclamaciones por infracción de licencias» o los «errores de cumplimiento normativo». Si una solución DAM+BMS con una gobernanza adecuada evita incluso un error importante (como el uso de una imagen no aprobada que conlleva una multa), evitarlo forma parte del ROI. Realice un seguimiento de los cuasierrores o problemas y muestre una tendencia a la baja.

Asegúrese de informar estas métricas con regularidad, p. ej. mensualmente en el primer trimestre después del lanzamiento, luego trimestralmente, para mantener la visibilidad. Y, lo que es más importante, vincule las métricas a la adopción: por ejemplo, si el ROI no se materializa, ¿se debe a que algunos equipos no han adoptado completamente el nuevo sistema y siguen utilizando soluciones antiguas? Usa los datos para impulsar más capacitaciones o cambios. Cuando las partes interesadas ven cifras como «se han ahorrado cientos de horas» o «se han eliminado los incidentes de cumplimiento», la inversión en BMS/DAM se hace tangible.

Patrones de la industria: cómo se ve lo «bueno» en su contexto

Las diferentes industrias enfatizan diferentes aspectos del BMS y el DAM. Estos son algunos patrones de cómo las combinan las organizaciones líderes:

• Comercio minorista y comercio electrónico: Estas empresas suelen tener enormes catálogos de productos y promociones frecuentes. Un patrón fuerte es pesado Integración PIM ↔ DAM para garantizar páginas de detalles del producto (PDP) de alta calidad: el PIM proporciona las especificaciones del producto y el DAM las imágenes/vídeos, por lo que cada SKU en línea es preciso y visualmente atractivo. Un BMS podría usarse para equipar a los franquiciados o a los vendedores de tiendas locales con plantillas para anuncios localizados y contenido social. A los minoristas también les encanta publicación de bases de datos para folletos semanales o catálogos de temporada (generación automática de PDF impresos a partir de la misma cadena de contenido). Estos son los principales indicadores clave: tiempos de lanzamiento de los SKU más rápidos (tiempo de comercialización), mayor reutilización de los activos en todas las regiones y mejores tasas de conversión de PDP (si DAM proporciona mejores imágenes, etc.).
• Lujo y moda: Estas marcas son intensas campañas de temporada con una estética de marca estricta. Un DAM es fundamental para gestionar las sesiones de fotos, los lookbooks y los vídeos de las campañas, además de hacer cumplir los embargos (por ejemplo, no se puede mostrar un look antes de una fecha de lanzamiento determinada) y los derechos de uso regionales en los diferentes mercados. Un BMS añade valor al proporcionar a las boutiques o a los equipos de marketing regionales plantillas propias de la marca para cosas como lookbooks localizados, invitaciones o redes sociales con la nueva colección, sin desviarse del estilo de la campaña global. Este sector está obsesionado con la coherencia de las marcas, así que mide aspectos como las puntuaciones de coherencia de las marcas o el tiempo de ejecución de los lanzamientos locales. Los incidentes relacionados con los derechos (el uso de una imagen fuera de la región autorizada o antes de su fecha de publicación) deberían reducirse prácticamente a cero si se implementan los controles de protección contra incendios adecuados.
• Farmacia y ciencias biológicas: El cumplimiento es el rey aquí. El DAM se utiliza para gestionar las ilustraciones de las etiquetas, las imágenes de los paquetes, los vídeos sobre los mecanismos de acción y todo el contenido regulado, con pistas de auditoría e historial de versiones completos. Garantiza que, cuando se actualiza algo como la etiqueta de un medicamento, todo el mundo utiliza la última versión aprobada y las antiguas se retiran. El BMS puede entrar en juego para plantillas que controlan las declaraciones reguladas — por ejemplo, una plantilla para una hoja de datos que incorpore automáticamente el aviso de exención de responsabilidad o la información de seguridad correctos para que el equipo de marketing de un país no modifique accidentalmente el texto obligatorio. Los flujos de trabajo que pasan por los aprobadores médicos, legales y normativos son fundamentales (DAM se encarga de gran parte de eso). El «éxito» en el sector farmacéutico se mide en función de las conclusiones de las auditorías (o la falta de ellas), la rapidez con la que pueden llevar a cabo una actualización global de todos los materiales cuando cambian las normativas y la eliminación de los errores que podrían provocar retiradas del mercado o multas. Indicadores clave de rendimiento: reducción del tiempo de revisión del cumplimiento, menos problemas de auditoría relacionados con el contenido y menor latencia a la hora de propagar las actualizaciones a todos los mercados.
• Publicación y medios de comunicación: Estas organizaciones (editores de revistas, compañías de medios) necesitan administrar un ciclo de vida de activos editoriales y produzca contenido impreso y digital. El DAM se usa para administrar fotos, gráficos, vídeos y paquetes de contenido editorial, y la publicación en bases de datos permite el diseño automatizado de páginas impresas (revistas, periódicos) desde el mismo repositorio de contenido. El BMS se puede utilizar para proporcionar a las redes de afiliados o a los medios de comunicación locales kits de plantillas para crear sus propios materiales que coincidan con la marca principal. La prioridad es la eficiencia de la publicación multicanal: por ejemplo, una historia fotográfica debería estar perfectamente en una maquetación impresa y en una galería en línea. Indicadores clave de rendimiento: coste por página producida (con el objetivo de reducirlo mediante la automatización), ratio de reutilización del contenido (número de veces que un activo se reutiliza en varios canales) y tiempo de producción.
• Patrimonio cultural y museos: Estas instituciones están digitalizando vastas colecciones de imágenes y vídeos (pinturas, artefactos, archivos); un DAM es crucial para la preservación, los metadatos y para proporcionar un acceso público controlado. Un BMS podría respaldar sus educación y divulgación asegurándose de que el personal o los socios del museo creen folletos, publicaciones en redes sociales o materiales de exhibición utilizando recursos aprobados y una marca correcta (como logotipos y tipografías específicos del museo). Las medidas clave pueden estar relacionadas con el acceso y la precisión: con qué facilidad el público o los investigadores pueden encontrar los activos digitales (por ejemplo, a través de un portal público con tecnología DAM) y garantizar que se respeten los derechos (algunos artículos pueden tener restricciones de uso o derechos de autor). Analizarán métricas como el aumento de la participación digital (más visualizaciones y descargas en línea de los objetos de la colección), el menor número de violaciones de derechos a la hora de compartir contenido y la mejora de la coherencia entre los departamentos en la presentación de la marca y las colecciones del museo.

Cada sector adapta el uso del BMS/DAM a sus necesidades, pero en todos los casos «lo que es bueno» incluye integración estrecha, gobernanza sólida y métricas de valor claras como se describe.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Al implementar soluciones de gestión de marca y DAM, ten cuidado con estos errores comunes:

1. Suponiendo que un BMS puede reemplazar a un DAM: Algunos piensan que una plataforma de gestión de marca por sí sola puede servir como repositorio de activos (ya que almacena logotipos e imágenes para plantillas). Esto es un error. Un BMS no está diseñado para el archivado a largo plazo ni para la gestión de activos a gran escala. Por lo general, carece de la solidez necesaria para bibliotecas enormes, metadatos detallados o escenarios de derechos complejos. Corregir: Utilice un DAM como fuente de información fiable para los activos y haga que el BMS saque provecho de ello. El BMS debe regir el uso, pero el DAM debe almacenar y administrar los activos a lo largo de su ciclo de vida.
2. Dejar que las plantillas eludan la administración de derechos: Si tu herramienta de creación de plantillas de marca permite a los usuarios subir cualquier imagen a una plantilla, corres el riesgo de que alguien utilice una imagen sin licencia o caducada en un diseño. Nunca permita que un BMS funcione de forma aislada de los controles de derechos de su DAM. Corregir: Integre los dos para que el BMS solo muestre los activos aprobados del DAM. Si la integración no es posible, establezca como mínimo un proceso en el que se deba examinar cualquier activo utilizado en una plantilla (lo que es menos ideal y escalable). El mejor escenario es un BMS que no pueda acceder a nada fuera del grupo controlado por la DAM.
3. Taxonomías y etiquetas aisladas: Si el BMS y el DAM utilizan sistemas de etiquetado completamente independientes (por ejemplo, el portal de marcas llama a algo «Lanzamiento de producto», mientras que el DAM etiqueta esos activos con «campaign=NewProduct2025»), los usuarios pueden tener dificultades para encontrar los activos o alinear el contenido entre los sistemas. Corregir: Alinee la taxonomía siempre que sea posible o utilice identificadores compartidos. Por ejemplo, si existe un código de campaña interno o un SKU de producto, úsalo en los metadatos de ambos sistemas. Asegúrate de que los términos de búsqueda del portal de marcas correspondan a los campos de metadatos del DAM. Un equipo de gobierno centralizado puede ayudar a aplicar un vocabulario unificado o, al menos, a establecer un equilibrio entre ambos.
4. Tratar el CMS como la fuente del contenido del producto: Este es un error de arquitectura de contenido más amplio. A veces, los equipos intentan administrar la información de los productos o los activos digitales directamente en un CMS web porque les parece conveniente. Esto conduce a la duplicación y la incoherencia. Corregir: Recuerde el mantra: PIM para los datos de los productos, DAM para los activos, CMS para la presentación. Mantén la «verdad» sobre tu producto fuera del CMS; debería consumir contenido de PIM/DAM a través de API o feeds. Esta separación de preocupaciones evita que el CMS se convierta en un vertedero de contenido no gestionado y facilita mucho los rediseños o la replataforma en el futuro (ya que el contenido no está bloqueado en el CMS).
5. Sin plan de salida (dependencia de un proveedor): La implementación de estos sistemas suele ser un compromiso de varios años, pero siempre se debe tener una contingencia. Si no planifica cómo exportar sus activos, metadatos, plantillas y otras configuraciones, podría quedarse sin trabajo si el proveedor sube los precios o el software deja de satisfacer sus necesidades. Corregir: Antes de comprometerte por completo, prueba las capacidades de exportación. ¿Se pueden exportar de forma masiva todos los activos y sus metadatos desde el DAM con facilidad? ¿Se pueden exportar plantillas o al menos contenido del BMS? Insista en conservar la propiedad de sus datos. Tenga documentación para que, si es necesario, pueda migrar a otro sistema en el futuro. Una configuración DAM/BMS bien estructurada evitará los formatos propietarios que no se pueden exportar.
6. Subestimar la gestión del cambio: Quizás el error más común es «instalamos el sistema, por lo que los usuarios lo usarán automáticamente». En realidad, la gente está acostumbrada a las viejas costumbres (compartir discos, enviar archivos PDF por correo electrónico, etc.). Sin una formación y promoción suficientes de las nuevas herramientas, la adopción puede retrasarse o los viejos hábitos se mantienen (por ejemplo, los equipos se saltan el DAM y se quedan con su propia colección de imágenes). Corregir: Invierta en la gestión del cambio según lo discutido: capacitación, campeones, refuerzo del liderazgo. Celebre las victorias rápidas y las nuevas eficiencias para demostrar valor. Si es posible, ordene su uso para ciertos procesos (por ejemplo, «todos los nuevos activos de marketing deben registrarse en DAM y acceder a ellos a través de los enlaces del DAM, no deben enviarse como archivos adjuntos a un correo electrónico»). A menudo es necesario un cambio cultural para aprovechar plenamente los beneficios del BMS y el DAM.

Al anticipar estas dificultades y abordarlas de manera proactiva, puede aumentar significativamente la tasa de éxito de su implementación y evitar costosos contratiempos.

Preguntas clave sobre seguridad, cumplimiento y nube

Al evaluar las soluciones de BMS y DAM, incluya algunas preguntas difíciles sobre seguridad, cumplimiento e infraestructura en la nube. Estos sistemas almacenarán valiosos activos y datos de marca, por lo que deben cumplir con los estándares empresariales. Considere preguntar a los proveedores (y a su propio equipo de TI):

• Identidad y acceso: ¿Los sistemas admiten el inicio de sesión único (SSO) mediante SAML u OIDC? ¿Se pueden aprovisionar y anular el aprovisionamiento de usuarios mediante SCIM o una herramienta de gestión de identidades? Además, ¿puede imponer el acceso condicional, por ejemplo, bloqueando el inicio de sesión desde fuera de ciertos rangos de IP o exigiendo la autenticación multifactor a los colaboradores externos?
• Cumplimiento de los derechos y la gobernanza: Más allá de las funciones, pregúntate cómo aplican medidas como embargos o vencimientos. ¿Está automatizado (el activo simplemente deja de estar disponible) y se extiende hasta la entrega (por ejemplo, un activo caducado se extraerá de una CDN o simplemente se marcará en la interfaz)? ¿Existen registros de auditoría exhaustivos para las acciones de BMS y DAM (quién ha visto o descargado qué, quién ha aprobado qué, etc.)? En las industrias reguladas, esos registros son cruciales.
• Residencia y soberanía de datos: Si su organización o sus clientes tienen requisitos para conservar los datos en determinadas regiones (por motivos de privacidad o cumplimiento), ¿puede el DAM/BMS alojar sus datos en una geografía específica o en varias regiones? ¿Están cifrados todos los datos en reposo? ¿Tienes control sobre las claves de cifrado (claves administradas por el cliente)? Estos factores pueden ser decisivos, especialmente para las empresas globales o el sector público.
• Resiliencia y recuperación: ¿Cuáles son los RPO/RTO (objetivos de tiempo y punto de recuperación) establecidos por el proveedor para la recuperación ante desastres? Básicamente, si algo sale mal, ¿qué tan reciente es la última copia de seguridad que pueden restaurar (RPO) y con qué rapidez pueden volver a ponerlo en línea (RTO)? Además, ¿te permiten mantener tus propias copias de seguridad de los activos y los metadatos (quizás mediante exportaciones periódicas)? Un sistema sólido debe tener acuerdos de nivel de servicio (SLA) en tiempo de actividad y procesos de respaldo transparentes. Si está instalado en las instalaciones, dependerá de usted; asegúrese de contar con una estrategia de respaldo.
• Escalamiento de costos (almacenamiento/entrega): A medida que su biblioteca de activos crece o su uso aumenta, ¿cómo lo gestiona el modelo de precios? Para las DAM en la nube, infórmese sobre costos de almacenamiento, ancho de banda o tarifas de salida de CDN y cualquier cargo por los servicios de IA si se usa para etiquetar. Una solución puede parecer asequible hasta que tus 5 TB de vídeos generen gastos de envío elevados, por ejemplo. Pregunte también por las opciones de archivado de los activos que se utilizan con poca frecuencia a fin de controlar los costos.
• Viabilidad y hoja de ruta del proveedor: Especialmente si está evaluando herramientas de BMS más nuevas o proveedores de DAM más pequeños, evalúe su estado a largo plazo. ¿Tienen clientes de referencia similares a los tuyos? ¿Actualizan sus productos con regularidad (pregunta por los lanzamientos de funciones de los últimos 1 o 2 años y los próximos puntos de la hoja de ruta)? Es posible que un proveedor con una hoja de ruta inestable o una innovación lenta no satisfaga tus necesidades dentro de unos años. La madurez de las API también es un buen indicador: un producto sólido tendrá API bien documentadas, lo que demuestra que está listo para integrarse y adaptarse.

Estas preguntas se alinean estrechamente con el enfoque propio de Activo para investigar soluciones en los contratos de consultoría de DAM, que abarcan no solo las características, sino también los aspectos operativos y de riesgo de una plataforma. Al obtener respuestas satisfactorias aquí, se reducen las sorpresas desagradables durante la implementación y se aseguran de que la solución se ajusta a los estándares de su empresa.

Sus primeros 90 días: un plan de implementación pragmático

Por último, describamos un plan de alto nivel para implementar un DAM y un BMS (suponiendo que haya seleccionado a sus proveedores). Los tres primeros meses son fundamentales para generar impulso y mostrar valor. Este es un enfoque gradual:

• Fase 0: Base de referencia y carta (antes del proyecto, aproximadamente 2 semanas) — Antes de sumergirse en la configuración, aclare su KPI, casos de uso y funciones de gobierno como se discutió. Documente cómo se ve el éxito (por ejemplo, mejoras específicas en el tiempo de búsqueda, el cumplimiento, etc.). Además, asegúrate de que los patrocinadores ejecutivos y los equipos clave estén alineados en cuanto a los objetivos y sus responsabilidades en el proyecto. Básicamente, consigue la aceptación y establece objetivos claros.
• Fase 1: Fundamentos (semanas 1 a 4) — Comience con la configuración básica de cada sistema:
  • DAM: Configure el esquema de metadatos y la taxonomía según sus necesidades. Configure los roles y permisos de usuario. Importa un lote de recursos prioritarios (tal vez tu campaña más reciente o los 1000 activos más populares) para empezar a llenar la biblioteca. Ganar rápidamente es importante; por ejemplo, etiqueta esos recursos correctamente y demuestra lo eficaz que es la búsqueda desde el principio. Ahora también integre el inicio de sesión único para que los usuarios puedan iniciar sesión sin problemas.
  • BMS: Configure la estructura básica del portal de marca. Rellénalo con el contenido actual de tus directrices de marca (archivos de logotipos, colores, instrucciones de uso). Crea unos cuantos plantillas de alto valor (quizás esos 3-5 tipos de contenido comunes que el marketing siempre necesita). No intentes crear todas las plantillas a la vez; elige algunas que hagan que los usuarios digan: «Oh, guau, eso me ahorra un montón de tiempo». Crea también algunas páginas iniciales (como una página de presentación, preguntas frecuentes sobre cómo usar el portal, etc.). Básicamente, hay que sentar las bases para que esté listo para los usuarios piloto.
• Fase 2: Integraciones y activación (semanas 5 a 8) — Una vez que cada sistema funcione por sí solo, conéctelos y comience a usarlos de verdad:
  • Conectarse ADAM ↔ PUM si corresponde (para que las imágenes del producto y los datos se vinculen). Esto puede implicar la configuración de los metadatos o el establecimiento de un feed de integración.
  • Conectarse CMS/Comercio electrónico DAM ↔ para que su equipo web pueda empezar a utilizar los activos almacenados en DAM en páginas web o páginas de productos. Enséñales cómo incrustar o recuperar archivos desde DAM en lugar de subirlos al CMS.
  • Conectar ADAM ↔ BMS para los activos aprobados. Esto puede hacerse a través de una API o un complemento proporcionado por el proveedor. Pruebe el escenario en el que un diseñador agrega una nueva imagen a DAM y alguien que usa una plantilla en BMS puede acceder a ella. Asegúrese de que respete los permisos (por ejemplo, tal vez no todos los activos del DAM deban estar visibles para todos los usuarios de BMS; configúrelos en consecuencia).
  • Una vez implementadas las integraciones, ejecute una pequeña campaña piloto: pida a algunos usuarios que creen materiales de marketing reales para una próxima iniciativa utilizando las nuevas plantillas y recursos de BMS del DAM. Brinde apoyo durante este proceso para recopilar comentarios y suavizar cualquier inconveniente.
• Fase 3: Escalar y medir (semanas 9 a 12) — Ahora amplíe y formalice:
  • Agregue más plantillas al BMS en función de los comentarios y las necesidades (por ejemplo, formatos adicionales o para otros departamentos, como Recursos Humanos para la marca del empleador, etc.).
  • Incorpora más regiones o equipos: si empezaste con un país o una unidad de negocio, comienza a capacitar al siguiente grupo de usuarios. Aprovecha a tus promotores del cambio para que te ayuden a capacitar a tus compañeros.
  • Automatice los extractos de impresión si es relevante (configure ese flujo de publicación en la base de datos desde PIM/DAM a algo como InDesign, y tal vez produzca su primera impresión automatizada como escaparate).
  • Y lo que es más importante, publica tu primer informe de KPI al final de esta fase. Por ejemplo, después de 3 meses, publica informes como: «Se han subido X activos, Y usuarios activos en DAM, el tiempo de búsqueda se ha reducido un Z%, se han utilizado N plantillas, se han publicado 5 campañas mediante un nuevo sistema y los comentarios iniciales destacan A, B y C» Mostrar ahora algunos indicadores y los resultados obtenidos mantendrá el apoyo y la financiación del proyecto. También ayuda a perfeccionar la fase 4 y más allá (mejora continua).

A lo largo de estas fases, el equipo de Activo a menudo trabaja con los clientes a través de talleres (para diseño de estrategia y taxonomía), Redacción de RFP (si aún no se han elegido los proveedores), liderazgo de PoC con guion (para probar y elegir herramientas), práctico soporte de implementación, y después del lanzamiento Controles de estado de DAM para garantizar que el sistema siga funcionando. La clave es no solo instalar el software, sino configurar los procesos y los conocimientos técnicos para optimizar realmente las operaciones de su marca y sus activos.

La identidad digital más fuerte es un deporte de equipo

En resumen, El software de gestión de marca y la gestión de activos digitales resuelven diferentes partes del mismo rompecabezas: BMS organiza la forma en que se presenta la marca (reglas, plantillas y autoservicio guiado para la creación de contenido), mientras que DAM rige el contenido de marca que se almacena y entrega (activos aprobados con metadatos, derechos y distribución). Utilizados en conjunto, garantizan que el contenido correcto se cree correctamente y, a continuación, se implemente de manera eficiente en todos los canales. La estrategia ganadora es una división clara de responsabilidades entre herramientas, integraciones ajustadas (incluso con PIM para los datos de los productos y CMS para la entrega) y un enfoque basado en guiones para el mundo real para demostrar su valor. Concentra siempre tus decisiones en la adopción y los resultados. Por ejemplo, ¿la solución reduce los errores que no son propios de la marca, acelera las campañas, aumenta la reutilización del contenido y evita los problemas de derechos? Estos beneficios tangibles son mucho más importantes que cualquier otra característica del folleto de un proveedor.

Cuando esté listo para mejorar sus operaciones de contenido, ACTICO Consulting puede ayudar usted diseña, selecciona, implementa y optimiza la combinación adecuada de soluciones de gestión de marca y DAM para sus necesidades. Nuestro enfoque es independiente, neutral con respecto a los proveedores y centrado en sus resultados, ya sea a través de una consultoría experta en materia de DAM, una estrategia de integración de PIM, servicios de publicación de bases de datos y CMS o una optimización creativa del flujo de trabajo. Con un análisis pragmático del estado de los sistemas de gestión de activos digitales y un equipo experimentado en distintos sectores, nos aseguraremos de que su ecosistema de activos digitales impulse una identidad de marca más sólida y coherente (y un verdadero retorno de la inversión) en el mundo omnicanal actual.