10 Core DAM Caractéristiques

La gestion des ressources numériques (Digital Asset Management, DAM) est un logiciel qui, associé à une stratégie, aide les organisations à garantir que leur contenu digital soit organisé afin d’être diffusé et réutilisable.

Le DAM peut être considéré comme un moteur de métadonnées gérées qui met en réseau, connecte, indexe, analyse, évalue, résume, catégorise, organise, relie et présente des fichiers multimédias numériques. Un système DAM, utilisé correctement, constitue la fondation pour l’ensemble du système d’information d’une entreprise facilitant le développement et la conservation de contenu en vue de la distribution de contenu sur le Web (syndication).  

De nombreux produits sur le marché de la gestion de contenu ont des fonctionnalités qui se rapprochent de celles d’un DAM, et sont souvent annoncés et vendus comme tels, alors qu’en réalité ils n’ont tout simplement pas les fonctionnalités d’un DAM.

Il ne suffit pas d’afficher des imagettes dans une interface web avec quelques métadonnées pour dire c’est un DAM ! Cela est important, car le moteur de métadonnées qu'est le DAM est au cœur des informations commerciales essentielles et vitales. Lors de la sélection de la technologie d’un système DAM, il est très important  de connaître les principales fonctionnalités du DAM afin de pouvoir associer cela à la manière dont vous allez gérer l'utilisation de la technologie et son lien avec les flux de travail critiques de votre entreprise

C’est dans cette optique que la société anglaise IQ Equity a mis en place les dix fonctionnalités principales « Ten Core » que doit offrir une solution de DAM. Ten Core est une norme - peut-être la seule norme reconnue - dans le secteur de la gestion des actifs numériques. En 2014, les discussions entre les principaux professionnels du secteur et la Fondation DAM ont abouti au «dix caractéristiques essentielles d'un système DAM», une liste convenue et concluante de fonctionnalités nécessaires pour qu'un logiciel soit véritablement considéré comme un logiciel de gestion des actifs numériques.

IQ Equity a donc mis au point un processus de certification et, en collaboration avec la DAM Fondation, a accrédité 35 éditeurs depuis septembre 2014. Une liste de ces éditeurs agréés Ten Core est disponible ici. Ten Core est accepté comme point de référence pour les solutions de DAM par les professionnels et la communauté des éditeurs. Les utilisateurs peuvent s'y référer pour obtenir des conseils et les éditeurs peuvent s'y référer pour démontrer leur compétence.

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Dites en plus au lecteur

Mais l’utilisation des « Ten Core » comme stratégie n’est que le début vers la définition d’un standard et d’un modèle. Voici ces dix critères où échouent près de 25% des éditeurs :

  • Ingestion: Les systèmes DAM doivent pourvoir ingérer des ressources numériques individuellement ou en masse et permettre la manipulation de ces ressources numériques et de leurs métadonnées individuellement ou avec des actions en masse.
  • Sécurisation: Les systèmes DAM sécurisent les actifs numériques qu'ils contiennent. La sécurité dans un DAM s'étend à la définition de listes de contrôle d'accès (ACL) pour les actifs numériques et à la définition de rôles pour les utilisateurs accédant au système.
  • Stockage: Les systèmes DAM stockent les actifs numériques sous forme de fichiers binaires et de métadonnées. Un système DAM peut stocker plusieurs types de fichiers et permet la personnalisation des champs de métadonnées et des métadonnées de ces champs attachés aux fichiers stockés.
  • Transformation: Les systèmes DAM rendent / transforment les actifs numériques lors de l'ingestion en nouveaux actifs, tels que des vignettes ou des fichiers proxy. Les nouveaux actifs générés lors de l'acquisition d'actifs via la transformation doivent tous être stockés en tant que tels et associés aux actifs originaux.
  • Enrichissement: Les systèmes DAM enrichissent les actifs numériques grâce à l'extension des métadonnées et des métriques relatifs à l'utilisation et à la réutilisation des actifs numériques tout au long de leur cycle de vie.
  • Relation: Les systèmes DAM associent des actifs numériques en suivant les relations entre et parmi un actif numérique d'origine et des versions / variantes de l'original. Les outils de contrôle de version et de contrôle de version sont au cœur du cycle de vie d’un actif numérique dans un système DAM.
  • Processus: Les systèmes DAM régissent un processus structuré dans la gestion, la création et la révision des actifs numériques avec des outils de flux de travail. Grâce aux flux de travail programmés, les DAM permettent à une équipe décentralisée de collaborer ensemble dans un système centralisé.
  • Recherche: Les systèmes DAM permettent aux utilisateurs de rechercher des actifs numériques et de les récupérer en facilitant la recherche dans les métadonnées, les collections, les flux de travail et les outils de contrôle d'accès. En augmentant la découverte de ressources numériques difficilement accessibles avant l’ingestion, un système DAM aide les travailleurs à tirer parti du contenu existant pour optimiser leur travail et la collaboration entre les différents acteurs.
  • Prévisualisation: Les systèmes DAM disposent d'une fonction de prévisualisation qui permet aux utilisateurs de visualiser des ressources numériques avant de télécharger ou d'ouvrir un fichier sur leur propre appareil. En permettant aux utilisateurs de consulter rapidement les ressources numériques dans la recherche, sans téléchargement, les systèmes DAM réduisent le temps que les utilisateurs doivent consacrer à la recherche.
  • Publication: Les systèmes DAM produisent / publient du contenu en fournissant des méthodes grâce auxquelles les actifs numériques peuvent être partagés, liés ou autrement distribués à l'extérieur du système. Cette fonction de DAM peut être aussi simple que générer une URL lors de l’enregistrement ou aussi complexe que permettre aux utilisateurs de créer des collections d’éléments à partager avec un groupe de travail ou avec des systèmes tiers.