Le DAM comme fondation de toute stratégie digitale

C'est quoi le DAM ? 

Un système de gestion des actifs numériques est un référentiel centralisé dans lequel les organisations peuvent stocker, organiser, gérer, accéder et distribuer efficacement un grand nombre d'actifs numériques tels que des images, des graphiques, des mises en page, des fichiers PDF, des documents, des pages Web, des clips vidéo, des médias sociaux messages et fichiers audio.

Un référentiel centralisé pour les organisations Stocker, organiser, gérer, accéder et distribuer un grand nombre d'actifs numériques Le DAM est un moteur puissant pour gérer tout type d'asset haute définition Images, graphiques, mises en page, fichiers PDF, documents, pages Web, clips vidéo, publications sur les réseaux sociaux et fichiers audio Partage et syndiquer

La gestion des ressources numériques (Digital Asset Management, DAM) est un système qui, associé à une stratégie, aide les organisations à garantir que leur contenu digital soit organisé afin d’être diffusé et réutilisable. Le DAM peut être considéré comme un moteur de métadonnées gérées qui met en réseau, connecte, indexe, analyse, évalue, résume, catégorise, organise, relie et présente des fichiers multimédias numériques. Un système DAM, utilisé correctement, constitue la fondation pour l’ensemble du système d’information d’une entreprise facilitant le développement et la conservation de contenu en vue de la distribution de contenu sur le Web (syndication). 

Toute organisation ne peut fonctionner de manière optimale sans une stratégie ascendante centrée sur les données, guidée par les besoins et le savoir-faire de ses employés. Trop souvent, nous voyons exactement le contraire : une solution descendante avec des investissements mal optimisés sans aucune stratégie ni considération pour les données sous-jacentes ou les employés au sein de la société.

Les solutions de DAM existent depuis plus de 20 ans avec plus de 200 éditeurs. Il suffit de regarder l’évolution du nombre de solutions digitales référencées sur cette dernière décennie pour comprendre la problématique du choix pour un client…

Mais un problème fondamental persiste, c’est que les normes ne sont pas aussi matures que l'industrie elle-même.

Existe-t-il un modèle suffisamment mature permettant de définir un standard dans ce marché du DAM ?  

De nombreux produits sur le marché de la gestion de contenu ont des fonctionnalités qui se rapprochent de celles d’un DAM, et sont souvent annoncés et vendus comme tels, alors qu’en réalité ils n’ont tout simplement pas les fonctionnalités d’un DAM. Il ne suffit pas d’afficher des imagettes dans une interface web avec quelques métadonnées pour dire c’est un DAM ! Cela est important, car le moteur de métadonnées qu'est le DAM est au cœur des informations commerciales essentielles et vitales. Lors de la sélection de la technologie d’un système DAM, il est très important  de connaître les principales fonctionnalités du DAM afin de pouvoir associer cela à la manière dont vous allez gérer l'utilisation de la technologie et son lien avec les flux de travail critiques de votre entreprise.

Dix caractéristiques essentielles d'un système DAM

C’est dans cette optique que la société anglaise IQ Equity a mis en place les dix fonctionnalités principales « Ten Core » que doit offrir une solution de DAM. Ten Core est une norme - peut-être la seule norme reconnue - dans le secteur de la gestion des actifs numériques. En 2014, les discussions entre les principaux professionnels du secteur et la Fondation DAM ont abouti au «dix caractéristiques essentielles d'un système DAM», une liste convenue et concluante de fonctionnalités nécessaires pour qu'un logiciel soit véritablement considéré comme un logiciel de gestion des actifs numériques. IQ Equity a donc mis au point un processus de certification et, en collaboration avec la Fondation DAM, a accrédité 35 fournisseurs depuis septembre 2014. Une liste de ces fournisseurs agréés Ten Core est disponible ici. Ten Core est accepté comme point de référence pour les solutions de DAM par les professionnels et la communauté des éditeurs. Les utilisateurs peuvent s'y référer pour obtenir des conseils et les éditeurs peuvent s'y référer pour démontrer leur compétence.

Mais l’utilisation des « Ten Core » comme stratégie n’est que le début vers la définition d’un standard et d’un modèle. Voici ces dix critères où échouent près de 25% des éditeurs :

• Ingestion : Les systèmes DAM doivent pourvoir ingérer des ressources numériques individuellement ou en masse et permettre la manipulation de ces ressources numériques et de leurs métadonnées individuellement ou avec des actions en masse.

• Sécurisation : Les systèmes DAM sécurisent les actifs numériques qu'ils contiennent. La sécurité dans un DAM s'étend à la définition de listes de contrôle d'accès (ACL) pour les actifs numériques et à la définition de rôles pour les utilisateurs accédant au système.

• Stockage : Les systèmes DAM stockent les actifs numériques sous forme de fichiers binaires et de métadonnées. Un système DAM peut stocker plusieurs types de fichiers et permet la personnalisation des champs de métadonnées et des métadonnées de ces champs attachés aux fichiers stockés.

• Transformation : Les systèmes DAM rendent / transforment les actifs numériques lors de l'ingestion en nouveaux actifs, tels que des vignettes ou des fichiers proxy. Les nouveaux actifs générés lors de l'acquisition d'actifs via la transformation doivent tous être stockés en tant que tels et associés aux actifs originaux.

• Enrichissement : Les systèmes DAM enrichissent les actifs numériques grâce à l'extension des métadonnées et des métriques relatifs à l'utilisation et à la réutilisation des actifs numériques tout au long de leur cycle de vie.

• Relation : Les systèmes DAM associent des actifs numériques en suivant les relations entre et parmi un actif numérique d'origine et des versions / variantes de l'original. Les outils de contrôle de version et de contrôle de version sont au cœur du cycle de vie d’un actif numérique dans un système DAM.

• Processus : Les systèmes DAM régissent un processus structuré dans la gestion, la création et la révision des actifs numériques avec des outils de flux de travail. Grâce aux flux de travail programmés, les DAM permettent à une équipe décentralisée de collaborer ensemble dans un système centralisé. 

• Recherche : Les systèmes DAM permettent aux utilisateurs de rechercher des actifs numériques et de les récupérer en facilitant la recherche dans les métadonnées, les collections, les flux de travail et les outils de contrôle d'accès. En augmentant la découverte de ressources numériques difficilement accessibles avant l’ingestion, un système DAM aide les travailleurs à tirer parti du contenu existant pour optimiser leur travail et la collaboration entre les différents acteurs.

• Prévisualisation : Les systèmes DAM disposent d'une fonction de prévisualisation qui permet aux utilisateurs de visualiser des ressources numériques avant de télécharger ou d'ouvrir un fichier sur leur propre appareil. En permettant aux utilisateurs de consulter rapidement les ressources numériques dans la recherche, sans téléchargement, les systèmes DAM réduisent le temps que les utilisateurs doivent consacrer à la recherche.

• Publication : Les systèmes DAM produisent / publient du contenu en fournissant des méthodes grâce auxquelles les actifs numériques peuvent être partagés, liés ou autrement distribués à l'extérieur du système. Cette fonction de DAM peut être aussi simple que générer une URL lors de l’enregistrement ou aussi complexe que permettre aux utilisateurs de créer des collections d’éléments à partager avec un groupe de travail ou avec des systèmes tiers.

Au-delà des dix critères fondamentaux, le flux de travail est ce que vous devez prendre en compte pour décider quel système DAM servira votre cas d'utilisation unique. Cela comprend la gestion des informations sur le produit, les outils de travail en cours, les opérations de création, l'automatisation du marketing, la publication Web, l'apprentissage automatique, la reconnaissance d'images basée sur le contenu, la gestion de marques et la gestion de collections.

Qu'est-ce qu'un scénario ?

Enfin autre point fondamental dans le processus de sélection d’une solution de DAM, les démos scénarios. Un scénario est une description précise représentant les actions requises pour soutenir un objectif métier dans le système DAM. Parfois, les scénarios se réfèrent à la journée d’un client en production ou à des cas clients spécifiques relatifs à des branches de métier particulier. Au final les vraies questions des utilisateurs peuvent être : quelles sont les tâches principales que les personnes clés ont à accomplir ? Il est important de considérer les réponses en se basant sur le parcours de l’utilisateur plutôt qu’une liste de fonctionnalités.

Ces démos scénarios avec les 10-Core constituent le meilleur moyen d’évaluation de la solution relatif à votre cœur de métier. IQ Equity mais aussi dernièrement le Real Story Group ont ainsi mis en place une trentaine de scénarios comme :

• Brand Management
• Packaging Management
• Marketing Manager
• Product Asset Management
• Work in Progress Creative Management
• Photo and Asset Library
• Media-Based Knowledge Management
• Digital - Print Publishing
• Media Library Review and Approval
• Media Editing & Assembly

Comme on peut le voir cette liste n’est que le miroir de l’expression de besoin des clients. La DAM n’est plus simplement cette unique source de contenu mais au cœur du métier des marques, agences, annonceurs mais aussi de la grande distribution et des annonceurs.

Ce qui est particulièrement intéressant dans ce contexte est la division croissante entre les éditeurs DAM capables de gérer des scénarios commerciaux très complexes et ceux orientés vers des cas d'utilisation plus simples.

Bien sûr, tout le monde n'a pas la même expression de besoin au regard de son métier. Mais si les besoins vont au-delà d'une gestion de média, il est important de tester les éditeurs de DAM dans un contexte de production. Cela est particulièrement vrai dans ce monde de la gestion des ressources numériques (DAM), avec un marché fragmenté regroupant une grande variété de fournisseurs. Le Real Story Group regroupe comme chaque année l’ensemble de ces fournisseurs par catégories ( DAM, ECM, WCM, CMS…) au travers d’une carte où les solutions ont été évaluées sur base de démos scénarios.

LE DAM au cœur de la digitalisation :

Les Ten Core et les démos scénarios couvrent aujourd’hui les fondamentaux du DAM et doivent faire partie de votre stratégie en matière de sélection d’une solution de DAM au-delà des classements que peuvent faire aujourd’hui Gartner et Forester.

L'apprentissage du savoir faire du DAM est l'un des défis les plus difficiles à relever pour les spécialistes du marketing, créatifs, archivistes, gestionnaires de marques. Il est utile de bien comprendre les fonctionnalités clés des solutions de gestion des actifs numériques. Cela vous aidera à communiquer sur les avantages du DAM au sein de votre organisation et vous aidera à poser les questions clés dans vos relations avec les fournisseurs.

Le DAM est au cœur des technologies marketing, il centralise et gère les médias enrichis et les fichiers image sous forme de fichiers comme unique source de contenu pour l’entreprise et au cœur de la distribution omni canal - qu'il s'agisse de distribuer du contenu Web à votre CMS, de transférer du contenu visuel sur votre système d'information produit ou de prendre des décisions stratégiques en fonction de vos données.

Sur cette base de critères de sélection et de démos scénarios, des organismes comme le Real Story Group partagent chaque année une sélection d’éditeurs. Cette sélection n’est pas exhaustive et ce n’est pas parce que votre solution n’est pas présente qu’elle ne répond pas à votre expression de besoin.  Le DAM est d’abord la réussite d’une mise en place de processus et de flux photos, vidéo sans oublier une organisation humaine.

Conclusion

Le choix d’un système DAM est toujours un défi pour toutes les entreprises. Faut-il suivre aveuglement les recommandations des organismes comme Gartner ou Forester ? Ou plutôt soumettre un vrai RFP ( Request For Proposal) à une sélection d’éditeurs sur base de démos scénarios ? Dans tous les cas il est important de ne pas se limiter à des présentations mais demander une démo avec vos propres fichiers avec un scénario reflet de vos processus de travail. Une fois la solution choisie il est aussi recommandé de démarrer une phase de test encore appelé POC (Proof of Concept).